5S-Kaizen là một công cụ cải tiến đơn giản, hiệu quả, ít tốn kém đối với doanh nghiệp và đã được một số doanh nghiệp ở Việt Nam triển khai. Tuy nhiên, nếu xét về tiềm năng và tác dụng to lớn của 5S-Kaizen có thể mang lại thì với việc vài đơn vị áp dụng và một số khóa học được triển khai hàng năm ở Việt Nam dưới sự hỗ trợ kinh phí từ nhà nước hay của chính phủ Nhật Bản thì quả là không thấm là đâu. Trong khi đó, riêng về số chứng nhận ISO 9000 đã cấp hiện đã vượt qua con số 4000. Qua quá trình hoạt động gần 10 năm trong ngành tư vấn quản lý chất lượng ở Việt Nam, tác giả xin có vài phân tích về nguyên nhân dẫn đến tình trạng trên như sau:
5S-KAIZEN LÀ CÔNG CỤ ĐƠN GIẢN NHƯNG LẠI CÓ TÍNH TƯ DUY CAO, ĐÒI HỎI SỰ ÁP DỤNG LÂU DÀI VÀ TRIỆT ĐỂ
Để giúp mọi người có thể hình dung về 5S- Kaizen, chúng ta có thể dùng 2 mô hình (xem trang bên):
Do đây chỉ là những định hướng mang tính gợi ý, hướng dẫn nên việc thực hiện cần đến sự động não của mọi người, mà điều này lại là điểm yếu của người Việt Nam ta, vốn ngại suy nghĩ và ưa thích thích sự nhàn hạ. Hơn nữa việc thực hiện lại chủ yếu là do tự bản thân hơn là có thể nhờ vào sự giúp đỡ hỗ trợ từ bên ngoài nên dễ khiến nhiều doanh nghiệp nản lòng, buông trôi việc thực hiện và “nửa đường gãy gánh”.
80% LÀ THỰC HÀNH, CHÍ CÓ 20% LÀ LÝ THUYẾT
Việc trình bày cho mọi người về 5S-Kaizen không khó, qua thực tế nhiều lớp học thì chỉ mất khoảng 1 đến 2 buổi học viên đã có thể giải thích cặn kẽ và tự mình làm tốt những bài tập áp dụng. Tuy nhiên, sau đó khi trở về công việc hàng ngày, mọi việc lại “vũ như cẩn” vì thiếu sự xúc tiến, hỗ trợ thực hiện đồng bộ trong toàn công ty dẫn tới việc chẳng ai chịu “cầm đèn chạy trước ô tô”. Ngoài ra thì do việc áp dụng đòi hỏi tính tự giác, kiên nhẫn của người thực hiện, giống như sự khổ luyện để đạt tới mức thượng thừa nên lại càng khó hơn nữa. Việc này có thể ví như việc giảm cân, về lý thuyết thì ai cũng có thể nói được nhưng thực hiện được lại là một điều dường như xa vời.
THIẾU SỰ DẪN DẮT CỦA LÃNH ĐẠO
Như đã nói ở trên, việc thực hiện 5S-Kaizen có thể ví như là một sự khổ luyện, phấn đấu vì mục đích cao cả, vươn lên chinh phục đỉnh cao. Điều này ví như sức mạnh tinh thần và đỉnh cao tâm huyết của tòan thể mọi người tạo nên khát khao chiến thắng bản thân, vượt qua mọi gian nan thử thách. Do đó, lãnh đạo tổ chức phải coi đây là thành công sống còn và quyết định cho sự phát triển của doanh nghiệp. Việc thực hiện không thể tách rời với triết lý, chiến lược và tầm nhìn lâu dài của tổ chức. Chỉ khi nào xây dựng được một niềm tự hào và văn hóa khát khao vươn đến sự hòan thiện của tất cả mọi người trong công ty thì mới đảm bảo cho sự thành công lâu dài và bền vững. Sự dẫn dắt của lãnh đạo còn thể hiện ở việc tham gia đầy đủ và trọn vẹn (cả thể xác và tinh thần) vào các mốc thời gian quan trọng của chương trình; như: Giai đoạn tìm hiểu, học tập, các cuộc họp triển khai, định mục tiêu áp dụng, ngày tổng vệ sinh, ngày đánh giá tổng kết định kỳ.
KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÔNG VIỆC CỦA NHÂN SỰ QUẢN LÝ TRỰC TIẾP QUÁ THẤP
Một điểm nữa có thể ảnh hưởng đến sự thành công của dự án là khi triển khai xuống dưới nhân viên hay công nhân thì việc thiếu kỹ năng trình bày, thuyết phục và tổ chức thực hiện cũng sẽ hạn chế sự lan tỏa rộng rãi của chương trình và huy động được sự tham gia của tất cả mọi người, vốn là bí quyết tạo nên sức mạnh tập thể từ số đông. Kỹ năng quản lý thấp cũng dẫn đến tác phong hay đổ thừa hòan cảnh và than thở thiếu thời gian thực hiện.
VIỆC TUYÊN TRUYỀN VÀ QUẢNG BÁ KHÔNG ĐƯỢC ĐẦU TƯ THÍCH ĐÁNG
Chúng ta hãy tưởng tượng rằng chúng ta đang bán một sản phẩm gần như vô hình, cho tất cả mọi người với một giá bán không hề thấp. Vậy thì làm sao để bán được sản phẩm đó? Giải pháp là phải làm sao mô tả sản phẩm càng rõ ràng, càng cụ thể càng tốt, nhất là dùng hình ảnh trực quan, quảng cáo thật nhiều để tiếp cận số lượng lớn khách hàng tiềm năng, tận dụng các phương tiện thông tin có thể sử dụng trong thời đại hiện nay để đa dạng hóa kênh tiếp xúc khách hàng, tạo nên sự phong phú, đa dạng và sức mạnh tổng lực. Vậy hãy nhìn cách sản phẩm 5S-Kaizen được bán như thế nào từ lãnh đạo đến nhân viên. Kênh phân phối đơn điệu và áp đặt, kỹ năng bán hàng yếu, khả năng thuyết phục của người bán bị hạn chế. Khách hàng chưa hình dung được tác dụng của sản phẩm của mình sẽ mua về sử dụng nhữ thế nào. Kết quả bán hàng sẽ ra sao, chắc chúng ta ai cũng hình dung được.
Với những điểm trình bày ở trên, không thể trong một sớm một chiều các doanh nghiệp có thể khắc phục được. Tuy nhiên với sự đồng lòng và quyết tâm của tất cả mọi người, hi vọng một ngày không xa sẽ có hàng trăm, thậm chí hàng ngàn doanh nghiệp áp dụng thành công 5S-Kaizen.
Hình 1: Mô hình 5S
Hình 2: Mô hình 5 đặc điểm của Kaizen
Ông Nguyễn Quốc Minh -Tổng Giám đốc CTCP Quốc Tế Minh Quân (IMQ Group)
Để tham khảo thêm các bài viết liên quan hãy nhấn tại đây!
