QUẢN TRỊ TRONG THẾ GIỚI PHẲNG – Phát triển kỹ năng giải quyết vấn đề bằng Kaizen Teian
Bộ ba hoàn hảo cho sự phát triển của doanh nghiệp
Nếu sáng tạo đột phá cần nguồn lực lớn (tất nhiên rủi ro đi kèm cũng tương đương), PDCA cần sự phối hợp ăn ý với nhiều cá nhân trước khi có kết quả cuối cùng thì Kaizen Teian chính là đề xuất cải tiến của cá nhân. Như vậy, một doanh nghiệp (DN) muốn tồn tại và phát triển thì phải thực hiện đồng thời cả ba yêu cầu trên. Cụ thể, sáng tạo đột phá để có sản phẩm mới, đáp ứng nhu cầu của khách hàng; thực hiện chu trình PDCA để giải quyết những vấn đề như hàng hư, hàng lỗi, hàng trả về, phát triển thị trường mới, tăng doanh số bán hàng với số lượng lớn, chiếm lĩnh thị phần…, ứng dụng Kaizen Teian để giải quyết những vấn đề thuộc phạm vi công việc của cá nhân, tăng cường tính chủ động, sáng tạo của người lao động. Nếu sáng tạo đột phá là đi từ trên xuống thì Kaizen Teian là đi từ dưới lên, đảm bảo luồng thông tin hai chiều thông suốt trong DN.
Chậm trễ trong giải quyết vấn đề, đồng nghĩa với việc DN chậm trễ với cơ hội cải tiến so với đối thủ. Người lãnh đạo hiện nay không còn chỉ là chỉ huy và ra lệnh như trước, mà còn có một vai trò rất quan trọng là huấn luyện nhân viên trở thành chuyên gia tìm kiếm vấn đề và đề ra giải pháp. Lãnh đạo không chỉ nói mà còn phải biết lắng nghe và hỗ trợ nhân viên giải quyết vấn đề của mình. Quyền quyết định tại hiện trường phải được giao cho các cấp quản lý trực tiếp và nhỏ nhất như tổ trường, nhóm trường. Việc này làm tăng khả năng linh hoạt và ứng phó kịp thời với sự cố phát sinh của tổ chức.
Sơ đồ ba cấp độ giải quyết vấn đề
Kinh nghiệm áp dụng Kaizen Teian ở Việt Nam
Hoạt động Kaizen Teian hướng tới ba mục tiêu: Sự tham gia của người lao động; phát triển kỹ năng và tư duy giải quyết vấn đề cho nhân viên; hiệu quả (hữu hình và vô hình) từ đề xuất cải tiến. Ba mục tiêu trên tương ứng với ba giai đoạn phát triển trong Kaizen Teian. Giai đoạn 1: Khuyến khích sự tham gia của tất cả người lao động. Giai đoạn 2: Nuôi dưỡng và phát triển tối đa tiềm năng sáng tạo và giải quyết vấn đề của nhân viên. Giai đoạn 3: Đề cao và nhấn mạnh tính hiệu quả của các đề xuất cải tiến.
Trọng tâm của hoạt động Kaizen Teian là nhấn mạnh vào việc phát triển kỹ năng làm việc sáng tạo của tập thể (chiếm 50% nỗ lực của DN), tiếp đến là khuyến khích sự tham gia của nhân viên vào việc cải thiện hình ảnh, tăng năng suất, nâng cao chất lượng – dịch vụ của DN (chiếm 25%) và cuối cùng là các hiệu quả hữu hình và vô hình từ chính các đề xuất này (chiếm 25% còn lại). Nếu DN không nắm vững nguyên tắc này thì việc tổ chức thực hiện Kaizen Teian se khó khăn ngay từ khi bắt đầu.
Qua hơn hai năm tư vấn thực hiện Kaizen Teian ở Việt Nam cho khoảng 10 khách hàng, tôi nhận thấy có một số điểm cần lưu ý. Một là, do tính trông chờ và ỉ lại vào người khác của người Việt rất cao nên Kaizen Teian chỉ thành công ở những DN có người lãnh đạo thực sự nêu gương và mạnh dạn đưa ra nhiều đề xuất của chính mình, từ đó tạo áp lực lan tỏa tới tất cả nhân viên. Hai là, DN vừa phải áp dụng tốt “hệ thống đẩy” (khen thưởng, kỷ luật, kêu gọi tham gia) vừa phải áp dụng “hệ thống kéo” và “thùng thư di động” (chủ động phỏng vấn và gợi ý vấn đề cần giải quyết cho người lao động để thu thập càng nhiều đề xuất cải tiến càng tốt). Ba là, để phát triển kỹ năng giải quyết vấn đề của người lao động thì DN phải kiên nhẫn, tăng cường các chương trình đào tạo, huấn luyện cho nhân viên nhằm giúp họ có thêm vũ khí giải quyết vấn đề. Bốn là, người lãnh đạo phải luôn có tinh thần đột phá và cải tiến để tạo tiền đề và chất xúc tác cho những cải tiến của cấp dưới.
Sai lầm cần tránh
Có 4 sai lầm cần tránh khi thực hiện Kaizen Teian:
- Khoán trắng việc cải tiến và thay đổi cho nhân viên.
- Nóng vội, thích “gặt lúa non”. Đây là hệ thống cải tiến được áp dụng từ dưới lên, nên rất cần sự huấn luyện, giải thích và tuyên truyền sâu rộng trong nội bộ DN chứ không chỉ dừng lại ở cấp quản lý trung gian.
- Giải quyết vấn đề của bộ phận khác. Kaizen Teian là tự mình giải quyết vấn đề của mình, việc khuyến khích nhân viên đưa ra đề xuất cải tiến cho bộ phận khác không cải thiện tình hình mà chỉ làm “mất mặt” các phòng ban khác.
- Quá tính toán và coi trọng kết quả cải tiến, muốn mọi thứ đều được qui đổi thành tiền và thất vọng khi không thấy “cá lớn nào xuất hiện”. Nên nhớ rằng, điều quan trọng nhất là kỹ năng làm việc của nhân viên, kế đến là sự tham gia của mọi người.
Kaizen Teian: Công cụ để thiết lập và hướng dân triển khai hệ thống cải tiến liên tục thông qua việc thực hiện đề xuất của người lao động.
PDCA: Chu trình hoạch định, thực hiện và đánh giá kết quả cải tiến để mang lại sự thay đổi cho DN.
Tác giả: NGUYỄN QUỐC MINH (Tổng Giám đốc IMQ Group)
Nguồn: DOANH NHÂN SÀI GÒN CUỐI THÁNG – Số 30. THÁNG 9/2009
Xem thêm nhiều bài viết đào tạo CEO tại đây!
